Blog

BLOG

Inspirująca historia

Data publikacji: 28.05.2016

Kilka lat temu zostaliśmy zaproszeni na rozmowę dotyczącą przeprowadzenia dla Klienta analizy dotyczącej optymalnego systemu informatycznego jego przedsiębiorstwa.

– Czego Państwo od nas oczekujecie?

Po chwili zastanowienia padła odpowiedź dyrektora:

– Obecny system ERP nie sprawdza się w naszej firmie, jesteśmy zmuszeniu szukać czegoś lepszego a chcielibyśmy nie popełnić błędu przy wyborze i postanowiliśmy przeanalizować produkty i znaleźć optymalny dla nas system zarządzania. Chcielibyśmy abyście przygotowali dla nas analizę dostępnych rozwiązań z perspektywy naszych wymagań.

Widać było pełne zrozumienie ze strony pozostałych osób odpowiedzialnych za zarządzanie. Po naszej stronie pojawiła się jednak wątpliwość, czy aby na pewno odkryliśmy źródło problemu.

– Dlaczego obecny system się nie sprawdza?

Ospała nieco atmosfera zmieniła się momentalnie gdy tylko padło to zdanie. Otrzymaliśmy lawinę odpowiedzi.

– Nie można prawidłowo księgować kosztów – ciągle pojawiają się błędy, jako pierwsza krzyknęła główna księgowa

– I muszę z kalkulatorem sprawdzać wynagrodzenia! – dodała pani kadrowa

– Wpisywanie jednej faktury zajmuje moim pracownikom trzy razy tyle czasu co w poprzednim systemie – dodał dyrektor działu handlowego – i nie mamy kiedy przygotowywać raportów dla prezesa

– I to ciągłe przepisywanie danych między dwoma systemami – dodał po chwili

Emocje coraz bardziej zaczynały przejmować kontrolę nad zgromadzonymi i postanowiliśmy przerwać tą sytuację. Jako ratunek wybraliśmy najspokojniejszą osobę na sali i zapytaliśmy:

– A co Pan sądzi o obecnym systemie informatycznym ?

– A ja nie mam żadnych uwag, odpowiedział dyrektor działu produkcji.

– Dlaczego nie ma Pan uwag ?

– Bo u mnie system nie działa i całą produkcję planujemy w Excelu.

Powiało grozą. Faktycznie wyglądało na to, że Klient potrzebuje radykalnej zmiany.

– Z jakiego systemu obecnie Państwo korzystają ?

Tu padła nazwa jednego z rozwiązań które przyszło nam już poznać podczas naszej pracy. Popatrzyliśmy na siebie z pewnym niedowierzaniem, bowiem system sprawdza się doskonale w wielu firmach. Ma swoje wady ale na tak druzgocącą opinię, w naszej opinii, nie zasłużył. Postanowiliśmy więc dopytać.

– Jakie cele postawili Państwo podczas wdrożenia ?

No jak to? Sądzę, że standardowe (odparł nieco zaskoczony prezes) – miał mieć odpowiednie dla nas moduły, określiliśmy termin wdrożenia no i oczywiście cena miała znaczenie.

– Dlaczego postawili Państwo takie cele podczas wdrożenia ?

A jakie niby cele mieliśmy stawiać ? Tym razem dało się zauważyć pewne zdenerwowanie w głosie szefa.

– No cóż, kiedy wdrażamy system u naszego Klienta zawsze określamy oczekiwania poszczególnych użytkowników systemu następnie opisujemy konkretne i mierzalne cele wdrożenia i z nich się rozliczamy. Jeżeli użytkownicy nie otrzymają tego na co się umawiamy, to nie otrzymujemy wynagrodzenia do czasu aż dana funkcjonalność nie spełni wymagań Klienta.

– To ciekawe, tylko, że w takim wypadku nie wiadomo ile będzie kosztowało całe wdrożenie, bo możecie pracować i pracować a firma musi płacić.

– Otóż nie. Każdy element jest wyceniany na początku i Klient z góry wie ile zapłaci. Jeśli nie doszacujemy pracy, to my a nie Klient ponosimy ryzyko.

– No przyznam szczerze, że tutaj mnie Państwo zaintrygowali. To ciekawy model, ba nawet bardzo.

 

Wiedzieliśmy już, że Klient przyjął nieoptymalny sposób wdrożenia, który mógł być przyczyną niewłaściwego przygotowania systemu. Postanowiliśmy jeszcze dowiedzieć się nieco więcej o perspektywach rozwoju Klienta.

 

– Czy zastanawiali się Państwo o jaki procent dochodów powinna zwiększyć się Wasza firma w perspektywie roku, dwóch czy pięciu lat po wdrożeniu systemu ?

– Szczerze powiedziawszy raczej traktujemy to oprogramowanie jako narzędzie do tworzenia dokumentów, nadzoru nad stanami magazynowymi i generalnie do uporządkowania firmy. Ale z perspektywy dochodów? Jak system mógłby nam w tym niby pomóc?

Ok, to proszę mi odpowiedzieć na następujące pytania:

– Co stanowi Wasze największe ograniczenie produkcyjne z perspektywy parku maszynowego ?

Dyrektor działu produkcyjnego zamyślił się i odparł, że faktycznie przydała by się nowa obrabiarka CNC ale po pierwsze nie ma na to środków, a po drugie nie ma miejsca na tę maszynę a nawet gdyby było, to nie miałby jej kto obsługiwać.

– A gdyby lepiej wykorzystać obecne maszyny? Zoptymalizować cykl pracy poszczególnych gniazd, zmniejszyć przestoje planowe i awaryjne w wyniku właściwego planowania przeglądów, znaleźć najczęściej uszkadzające się elementy i zamienić je na lepsze. Gdyby do tego zmierzyć wydajność ludzi i tam gdzie jest to konieczne przeprowadzić szkolenia. Gdyby zlokalizować miejsca powstawania najbardziej kosztownych usterek z perspektywy całego procesu i je eliminować ?

– No nie wiem czy to wszystko faktycznie dało by się zrobić…ale faktycznie, może to by była jakaś alternatywa. Tylko jak to wszystko ogarnąć?

– Tak się składa, że macie rozwiązanie, to Wasz system. Ma świetne narzędzia do zarządzania produkcją ale pod warunkiem, że zostanie prawidłowo skonfigurowany – dokładnie dla Waszych wymagań. Wtedy te wszystkie informacje będą dostępne w każdej chwili. Można będzie mierzyć efektywność wszelkich monitorowanych procesów w firmie i na tej podstawie błyskawicznie podejmować decyzje.

Podobne działania można podjąć z perspektywy efektywności działu handlowego, monitorowania absencji, sprawdzania miejsc powstawania kosztów czy błyskawicznego liczenia zyskowności potencjalnych zleceń.

Jeśli złoży się te wszystkie działania w spójną całość i nauczy się efektywnie korzystać z narzędzia to pozytywne efekty, z perspektywy wyników firmy, pojawią się już po kilku miesiącach. Wkrótce firma jest gotowa do „skoku efektywnościowego” a największym atutem staje się elastyczność.

 

Jaki był koniec tej historii ?

Zamiast szukać nowego systemu informatycznego dla Klienta, co wiązałoby się z koniecznością wyboru, nabycia i wdrożenia systemu, przekonaliśmy decydentów, że problemem nie jest system ale niewłaściwe podejście do wdrożenia.

Po kilku miesiącach mieliśmy sprawny, zautomatyzowany system z rozwiniętym modułem raportowania. Wychwycono wiele „wąskich gardeł” w firmie i udrożniono a dziś firma zdobywa kolejnych krajowych i zagranicznych kontrahentów…i rośnie.

Czego można nauczyć się z tej historii ?

Czasem problem ma przyczyny w zupełnie innym miejscu niż nam się pierwotnie wydaje. Aby jednak określić prawdziwe źródło, należy wyjść poza schemat poprzez zadawanie pytań i kwestionowanie odpowiedzi.

  • Która z maszyn jest najistotniejsza z perspektywy Waszych przychodów?
  • Ile kosztuje przestój planowy dla poszczególnych maszyn?
  • Gdzie powstaje najwięcej braków?
  • Który pracownik jest najbardziej efektywny?
  • Ile kosztuje oczekiwanie na rekonfigurację produkcji?
  • Który handlowiec generuje największy przychód?
  • Ile zleceń odrzucacie z powodu braku możliwości przerobowych?

Jeśli zauważyłeś, że w Twojej firmie znajdują się „wąskie gardła” które chcesz eliminować i rozwijać swój biznes może nadszedł najlepszy czas by coś zmienić. Skontaktuj się z nami, bo jak widzisz, czasem jedna rozmowa może diametralnie zmienić firmę i dać siłę do wzrostu.

 

Formularz kontaktowy