Elektroniczny obieg dokumentów

Jak wdrożyć go w firmie- pytanie często nurtujące dzisiejszych menadżerów.

Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika.

Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całej organizacji, decydenci decydują o wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury, czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.

Elektroniczny obieg dokumentów niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów będących w obiegu w firmie.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, możemy swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie powszechnej „papierologii” przedsiębiorstwa, ale też jej archiwizacja.

Sam decydujesz i ustalasz kto i w jakim stopniu ma dostęp do dokumentów krążących wewnątrz przedsiębiorstwa.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia optymalne zarządzanie i monitorowanie dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa, każda uprawniona osoba z dowolnego ma dostęp do dokumentów (faktur, ofert, projektów).

Funkcjonalność obiegu dokumentów pozwala swobodnie definiować atrybuty dokumentów, wprowadzić właściwą sygnaturę dokumentu , uzupełnić o dodatkowy opis czy też zdefiniować cechy dla  dokumentu.

Elektroniczna akceptacja dokumentów

System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na wybranych dokumentach aktywować wymóg akceptacji dokumentu, według ściśle określonych warunków wraz ze wskazaniem osób decyzyjnych, których dotyczą.

Pojawienie się określonych dokumentów handlowych czy też rozrachunków rozpoczyna proces, który polega na tym, że dokumenty, jeśli spełniają określone kryteria, „wpadają” w ścieżkę akceptacyjną.

Ścieżka akceptacji dokumentu może być wielostopniowa lub wymagać akceptacji tylko jednej osoby.

Na każdym kroku możliwe jest wprowadzenia uwag akceptującego i zaakceptowanie etapu z jednoczesnym przekazaniem sprawy dalej lub cofnięcie sprawy do wcześniejszego etapu np. w celu uzupełnienia informacji.

Elektroniczny Sekretariat.

Umożliwia rejestrację dokumentów wpływających do firmy poprzez korespondencję tradycyjną lub pocztę e-mail.
Dokumenty zewnętrzne mogą zostać zeskanowane w sekretariacie i dołączone bezpośrednio do istniejącej lub nowo założonej sprawy. W zdarzeniach typu „Sekretariat” można określić zestaw pól, które obligatoryjnie winny być uzupełnione w procesie rejestracji. Możliwe jest określenie wymagalności tych pól dla poszczególnych typów dokumentów.

Każde przekazanie dokumentu na kolejny etap skutkuje wywołaniem w systemie Alertu dla osoby lub grupy osób w procesie akceptacji.
Alert pojawi się w systemie na stanowisku, na którym zalogowany będzie wymagany dla sprawy operator lub jako e-mail czy też w formie SMS’a.

Szablon dokumentów firmowych

Funkcjonalność pozwalająca skatalogować dokumenty firmowe. Wszystkie dokumenty można podzielić wg typów, w ramach których określone zostaną ich szablony, np. wzór oferty, wzór protokołu z prac. Do każdego szablonu można określić uprawnienia poszczególnych osób – użytkownik może wówczas uniknąć sytuacji nieautoryzowanej zmiany w szablonie. Aby już ułatwić pracę z nowymi dokumentami umożliwiono tworzenie nowych dokumentów na podstawie istniejących szablonów.

Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonowanie dzięki określeniu porządku działań związanych  przepływem informacji.
Każdy dział ma dostęp do bieżących informacji i spraw, wyklucza to jakiekolwiek przeoczenie czy zaginięcie dokumentów.
Nie ma znaczenia czy zarządzanie dokumentami działa w sekretariacie firmy handlowej , produkcyjnej czy w firmie budowlanej, ponieważ firma, która wdrożyła obieg dokumentów (workflow) zyskuje przewagę konkurencyjną.

Dlatego też system elektronicznego obiegu dokumentów jest coraz popularniejszy wśród firm, które usprawniają swoje narzędzia informatyczne.

Dobrze wdrożony schemat przepływu dokumentacji zarządzania dokumentami elektronicznymi to nie tylko sprawniejsza praca przedsiębiorstwa, ale również znaczna oszczędność materiałów biurowych takich jak papieru, drukarek, tonerów i wielu innych akcesoriów.
Moduł obiegu dokumentów może współpracować również z modułem Analiz biznesowych, które umożliwią generowanie zestawień i raportów niezbędnych dla kadry zarządzającej.

Oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży, jak i wielkości organizacji, w której ma zostać wdrożone.

Możesz wdrożyć ten system także u siebie, napisz i umów się na niezobowiązujące spotkanie.