Jaki program do hurtowni.

Czym powinien cechować się program dla hurtowni, czy dużą elastycznością w dostosowaniu go do naszej branży , czy też wsparciem dla procesów logistycznych i magazynowych.

Na co najbardziej zwrócić uwagę dobierając oprogramowanie, prowadząc działalność typowo handlową. Takie pytania otrzymujemy od  klientów, którzy albo co dopiero zaczynają swoją przygodę z handlem.

W każdym przypadku należy uwzględnić magazyn jako część podsystemu logistycznego, czyli zarówno przy przyjęciu towarów do magazynów, jak i przy wydaniu z magazynu, nasi pracownicy muszą koordynować ruch na magazynach.

Jakie oprogramowanie wybrać dla twojej hurtowni.

Jeżeli dopiero co zaczynam przygodę jako firma handlowa i raczej nie będę bazował na swoich magazynach , to  oprogramowanie powinno koordynować twoje
zamówienia od klienta z zamówieniami do magazynów zewnętrznych, z których niejednokrotnie prowadzone będą wysyłki. Z reguły małe firmy handlowe skupiają się na niedrogim oprogramowaniu, które ułatwia im ten proces.

Według naszych statystyk prowadzonych od ponad 10 lat w naszym sklepie Selor.pl , prym w tej kategorii prowadzi oprogramowanie:

• Insert Subiekt
• Streamsoft PRO
• Comarch ERP Optima

Kolejną grupą są firmy  handlowe, które działają już jakiś czas i mają ściśle zdefiniowane potrzeby, które zazwyczaj realizowali za pomocą systemów opartych na DOS-ie. Firmy te handlowały wcześniej na oprogramowaniu Comarch klasyka czy też subiekcie 5. 

W tej grupie jednym z wymagań jest obsługa komunikacji z organami skarbowymi i popularny plik JPK_ Magazyn oraz sprawdzanie kontrahentów w białej księgi podatników (KAS).

O ile dla posiadaczy Dos’owych wersji systemów Insert czy Wa-pro, migracja ze starszych systemów nie przysporzy większych problemów, to należy się zastanowić czy poza samą komunikacją oraz JPK nie będziemy potrzebować usprawnienia gospodarki magazynowej.

Ma to przede wszystkim znaczenie, kiedy działalność handlowa rozwinęła się, do małej lub większej działalności hurtowej.  Już do końca 2018 roku jak zapowiedział producent, zostanie zakończone wsparcie dla systemów Comarch Klasyka. To oznacza, że wiele firm handlowych i hurtowni ostatecznie pożegna się ze swoim DOS-owym systemem i jest to ostatni dzwonek, żeby zastanowić się nad zmianą na nowy system handlowy.

Specyfika branżowa w hurtowni

Czasami  pojawiają się nowe wymagania związane z branżą w której działamy. Potrzebny jest program do obsługi hurtowni motoryzacyjnej lub sklepu z towarami które posiadają termin ważności. Mnogość różnego rodzaju numerów katalogowych, oznaczeń producentów który jest bardzo istotny przy doborze produktów.

Podobne wymagania pojawiają się w branży medycznej np. dla programu dla hurtowni farmaceutycznej. Dochodzą tutaj numery partii, daty ważności leków czy obsługa programu lojalnościowego.

Częstym błędem jest sytuacja, kiedy zmiana programu handlowego nie wspiera kompleksowo usprawnień w codziennej pracy. Oprogramowanie zostało wymienione, było tanie a nasz znajomy informatyk przegrał nam kartoteki, jednak nowy system handlowy, zamiast działać lepiej działa wolniej i nie usprawnił nam pracy.

Dlaczego nowe oprogramowanie nie zdaje egzaminu

Klienci którzy się do nas zwracają z powyższym pytaniem, są dość zawiedzeni bo wybrali nowsze oprogramowanie ale rezultaty zmian są mierne. Dzieje się tak dlatego że,  popełniono szereg podstawowych błędów przy zmianie oprogramowania, były to:

1. Brak wizji usprawnień, w czym nowy program magazynowy ma nam pomóc
2. wybrano kilka małych programów zamiast jednego zintegrowanego  systemu np. klasy ERP
3. nieprzemyślana obsługa magazynowa , brak usprawnień
4. brak wsparcia technicznego – nasz informatyk się dopiero uczy
5.  w wybranym oprogramowaniu nie ma funkcjonalności które były oczekiwane, są dostępne ale wymagany zakup kolejnych rozszerzeń.

Co zrobić, żeby nie powielać cudzych błędów

• Napisz listę aktualnych problemów które chcesz rozwiązać przy wymianie oprogramowania handlowego
• nadaj im priorytety , które są ważne, a które można odłożyć na później – możesz przez to zaoszczędzić, sporą kwotę gotówki
• znajdź specjalistów od oprogramowania dla firm w najbliższej okolicy, sprawdź ich wiarygodność i referencje
• przekaż im swoją wizję i powiedz co dla ciebie jest najważniejsze
• rozważ dodatkową sprzedaż przez internet, e-commerce to najszybciej rosnący profil handlu.
• pilnuj budżetu który zaplanowałeś , zawsze znajdzie się system lepszy niż potrzebujesz
• powierz opiekę nad swoim IT osobom, które zadbają o bezpieczeństwo twoich danych nie tylko z powodu RODO

Dobry system dla hurtowni musi:

1. Być jednym spójnym systemem ułatwiającym zarządzanie cennikami, promocjami i umowami z kontrahentami
2. Być szybki do wdrożenia
3. Automatyzować czynności dzięki kodom kreskowym i pracy magazynierów na urządzeniach mobilnych
4. Zapewniać pełną kontrolę stanów magazynowych zapasów i rotacji asortymentu
5. Pracować na wspólnej relacyjnej bazie danych, przez co będzie działał szybko i sprawnie
6. Być w korzystnej cenie – nie musisz płacić, za których funkcjonalności nie będziesz używać
7. Minimalizować ilość  przetwarzanej dokumentacji papierowej na rzecz elektronicznej
8. Wspierać podejmowanie decyzji biznesowych właścicieli na podstawie rzetelne dane
9. Ułatwiać sprzedaż, jak i zaopatrzenie
10. Wspierać mobilnych handlowców w kontaktach z klientami.

Jeżeli któryś z przytoczonych przypadków dotyczy Ciebie, to już czas zmierzyć się z tematem.

Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym doradcą

Zadzwoń: +48 32 494 47 54

napisz do nas teraz