Blog

BLOG

Elektroniczny obieg dokumentów

Data publikacji: 16.01.2017

Elektroniczny obieg dokumentów – Jak wdrożyć go w firmie to pytanie często nurtuje dzisiejszych menadżerów.

Każdy dokument w formie papierowej, który krąży po firmie, narażony jest na ryzyko utraty, zniszczenia lub po prostu przeoczenia go przez pracownika. Żeby wyeliminować możliwość popełnienia błędów i przyśpieszyć pracę całego przedsiębiorstwa (workflow), menadżerowie decydują się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Teraz wystawienie dokumentu handlowego, faktury, czy rozliczenie z urzędem może odbywać w jednym miejscu.

Elektroniczny obieg dokumentów – zalety

Elektroniczny obieg dokumentów całkowicie niweluje problem dotyczący zagubienia ważnych dokumentów będących w obiegu w firmie. Dzięki niemu, jesteśmy w stanie swobodnie wyszukiwać niezbędne dla nas informacje z danego okresu. Takie rozwiązanie to nie tylko uporządkowanie powszechnej „papierologii” przedsiębiorstwa, ale też jej archiwizacja. Sam decydujsz i ustalasz kto i w jakim stopniu widzi dokumenty krążące wewnątrz organizacji.

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia optymalne zarządzanie i monitorowanie dokumentów wewnątrz przedsiębiorstwa. Dzięki systemowi, każda uprawniona osoba z dowolnego działu firmy ma dostęp do dokumentów (faktur,ofert,projektów).

Moduł DMS pozwala swobodnie definiować atrybuty dokumentów, wprowadzić właściwą sygnaturę dokumentu , uzupełnić o dodatkowy opis czy też zdefiniować cechy dla  dokumentu.
System elektronicznego obiegu dokumentów DMS pozwala na wybranych dokumentach aktywować wymóg akceptacji dokumentu, według ściśle określonych warunków wraz ze wskazaniem osob decyzyjnych których dotyczą.

Elektroniczna akceptacja dokumentów

Pojawienie się określonych dokumentów z obrotu handlowo-magazynowego czy też z rozrachunków rozpoczyna proces który polega na tym, że wystawione dokumenty, jeśli spełniają pewne określone kryteria, „wpadają” w ścieżkę akceptacyjną.

Ścieżka akceptacji dokumentu może być wielostopniowa lub wymagać akceptacji tylko jednej osoby. Na każdym kroku możliwe jest wprowadzenia uwag akceptującego i zaakceptowanie etapu z jednoczesnym przekazaniem sprawy dalej lub cofnięcie sprawy do wcześniejszego etapu np. w celu uzupełnienia informacji.

 

elektroniczny obieg dokumentów

 

Elektroniczny Sekretariat.

 

Umożliwia rejestrację dokumentów wpływających do firmy poprzez korespondencję tradycyjną lub pocztę e-mail.
Dokumenty zewnętrzne mogą zostać zeskanowane w sekretariacie i dołączone bezpośrednio do istniejącej lub nowo założonej sprawy. W zdarzerniach typu „Sekretariat” można zdefiniować zestaw predefiniowanych pól, które obligatoryjnie winny być uzupełnione w procesie rejestracji. Możliwe jest określenie wymagalności tych pól dla poszczególnych typów dokumentów.

Każde przekazanie dokumentu na kolejny etap skutkuje wywołaniem w systemie Alertu dla osoby lub grupy osób w procesie akceptacji.
Alert pojawi się w systemie na stanowisku na którym zalogowany będzie wymagany dla sprawy operator lub jako e-mail czy też w formie SMS’a.

 

Szablon dokumentów firmowych

 

Funkcjonalność pozwalająca skatalogować dokumenty firmowe. Wszystkie dokumenty można podzielić wg typów, w ramach których określone zostaną ich szablony, np. wzór oferty, wzór protokołu z prac. Do każdego szablonu można określić uprawnienia poszczególnych osób – użytkownik może wówczas uniknąć sytuacji nieautoryzowanej zmiany w szablonie. Aby już ułatwić pracę z nowymi dokumentami umożliwiono tworzenie nowych dokumentów na podstawie istniejących szablonów.

Zarządzanie dokumentami w firmie poprawia jej funkcjonowanie dzięki uprocesowieniu działań związanych  przepływem informacji.
Każdy dział w przedsiębiorstwie ma dostęp do bieżących informacji i spraw, wyklucza to jakiekolwiek przeoczenie czy zaginięcie dokumentów.
Nie ma znaczenia czy zarządzanie dokumentami działa w sekretariacie firmy handlowej , produkcyjnej czy w firmie budowlanej,  ponieważ firma która wdrożyła obieg dokumentów (workflow) zyskuje przewagę konkurencyjną.
Dlatego też system elektronicznego obiegu dokumentów jest coraz popularniejszy wśród firm które usprawniają swoje narzędzia informatyczne.

Dobrze wdrożony schemat przepływu dokumentacji zarządzania dokumentami elektronicznymi to nie tylko sprawniejsza praca przedsiębiorstwa, ale również znaczna oszczędność materiałów biurowych takich jak papieru, drukarek, tonerów i wielu innych akcesoriów.
Moduł DMS może współpracować również z modułem Business Intelligence, które umożliwią generowanie zestawień i raportów niezbędnych dla kadry zarządzającej.

Oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami nie ma żadnych ograniczeń pod kątem branży jak i wielkości organizacji, w której ma zostać wdrożone.

 

Możesz wdrożyć ten system także u siebie, napisz i umów się na niezobowiązujące spotkanie.

 

Formularz kontaktowy